Skal du afholde en konference? Så er det væsentligt, at du forbereder dig grundigt, så den rent faktisk ender med at blive en succes. Det kræver omhyggelig planlægning, og derfor er der en række faktorer, som du altid bør have med i dine overvejelser. Herunder følger en gennemgang af nogle af de vigtigste trin, du skal igennem, når du skal planlægge en konference.
Hvis du skal afholde en konference, så er det vigtigt, at du går i gang med planlægningen i god tid, så du ender med et vellykket arrangement, hvor gæsterne har fået noget ud af at deltage. Først og fremmest handler det om, at du skal definere et mål for, hvad du ønsker at opnå ved at afholde din konference. Dette er det vigtigste punkt.
Når du skal definere målet, er det væsentligt, at du sørger for at overveje, hvem din målgruppe er, og hvilket budskab du ønsker at sende med konferencen. Der bør være ét overordnet budskab, som kan være mere eller mindre, men ikke desto mindre er det med til at skabe en rød tråd i konferencen.
Når du har defineret en målgruppe og et overordnet mål med konferencen, er det tid til at få styr på det mere praktiske. Eksempelvis hvor konferencen skal afholdes. Du kan booke konferencelokaler Fyn, Sjælland og Jylland samt i andre dele af landet, men du kan også vælge et alternativt sted til din konference – eksempelvis på en café.
Hvis du vælger sidstnævnte løsning, er det op til dig selv at få styr på alle de fornødenheder, der skal til for at gennemføre konferencen. Du skal eksempelvis sikre dig, at der er nok konferencestole og lignende. Samtidig bør du vælge et sted, hvor det er nemt at komme til i bil eller med offentlig transport.
Herudover skal du invitere oplægsholdere og deltagere, ligesom du skal planlægge programmet, så de forskellige oplægsholdere har en tidsplan for, hvornår de skal på. Her bør du desuden huske at inkludere pauser og måltider, så konferencen ikke ender med at blive alt for langtrukken, så deltagerne mister fokus.
